Lesen Sie dazu auch Teil eins: Interview mit Kanzler Jörg Wadzack nach 100 Tagen im Amt
Die Digitalisierung der Verwaltung ist sicher auch ein drängendes Thema, das auf Ihrer To-do-Liste steht?
Digitalisierung ist ja nicht nur ein Modewort, sondern es ist ein absolutes Muss. Und da hat die Universität Leipzig nach meiner bisherigen Wahrnehmung einigen Aufholbedarf. Es gibt verschiedene Themen, die wir mehr oder weniger parallel bearbeiten müssen, aber dafür haben wir gar nicht die Ressourcen. Insofern werden sich die Prozesse wohl über die nächsten Jahre hinziehen. An allererster Stelle steht das sogenannte ERP-System [Anm. d. Red.: ERP steht für Enterprise Resource Planning], also die Basissoftware, mit der wir Personal und Finanzen verwalten: Letztlich eine große Datenbank, in der alle Finanz- und Personaltransaktionen abgespeichert sind. Damit habe ich noch keine Selbststeuerung im engeren Sinne, keine Workflows und Digitalisierungsprojekte umgesetzt. Es geht lediglich darum, ein modernes System zu haben, in dem Personal und Finanztransaktionen gut abgebildet werden können. Und vor allen Dingen möglichst automatisiert, damit ich die entsprechenden Berichte und Kennzahlen synchronisiert an das Land schicken kann.
Ob und wann wir das erreichen, hängt auch davon ab, für welches System wir uns entscheiden. Gleich am zweiten Tag meiner Amtszeit wurde, vorbereitet durch das Rektorat, das ERP-Projekt mit einem Kick-Off gestartet: Es geht darum, zusammen mit den Kolleginnen und Kollegen der Verwaltung und im Wesentlichen auch mit den Pilot-Einrichtungen (Anm. d. Red.: die Fakultät für Chemie und Mineralogie, die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät sowie die Universitätsbibliothek), die den selbststeuernden Haushalt testen, zu definieren, wie unser zukünftiges ERP-System aussehen soll. Wir werden uns in den kommenden Wochen Universitäten anschauen, die die beiden in Frage kommenden Systeme nutzen. Auf dieser Informationsbasis werden wir einen direkten Produktvergleich durchführen. Abschließend gibt es dann noch einmal eine Präsentation beider Softwarehersteller. Meine Zielstellung ist, dass wir uns im Herbst, eher Früh- als Spätherbst, für ein System entscheiden. Dann beginnt aber erst der Umsetzungsprozess – und der braucht eine gewisse Zeit.
Das Thema ERP-System beschäftigt die Universität schon seit einer Weile. Auf wie viel Frust oder auch Motivation stoßen Sie da bei den Mitarbeitenden?
Mein Eindruck ist, dass man das alte Projekt wirklich abgehakt hat im Sinne von: War ein netter Versuch, hat nicht funktioniert. Zumindest die Kolleginnen und Kollegen, mit denen ich jetzt gesprochen habe in der Verwaltung, weinen dem alten Projekt a) nicht mehr nach und b) sehen sie weiterhin die Notwendigkeit, dass wir ein ERP-System brauchen. Das heißt, ich spüre eine nachhaltige Motivation, sich auch einem neuen Prozess zu stellen und diese Software einzuführen. Ich kann mir vorstellen, dass die Motivation vielleicht nicht bei jedem ganz so groß ist, denn bei Vielen liegt wirklich immens viel operative Arbeit auf dem Tisch. Jetzt noch ein zusätzliches Projekt umsetzen zu müssen, wird die ganz große Herausforderung sein. Das sind Change-Management-Prozesse. Es geht also nicht nur um die Implementierung einer Software, die im Sinne von Plug and Play einfach mal schnell aufgespielt wird. Entscheidend ist, dass das System zum Leben erweckt werden muss, dass wir mit den Systemen arbeiten, dass unsere Daten in das neue System transferiert werden müssen. Das sind Prozesse, die sorgfältig vorbereitet werden müssen und somit relativ lange brauchen.